En la era de la transformación digital, las empresas están obligadas a mantenerse innovando continuamente para seguir siendo competitivas y tener éxito. Una parte muy importante de esta innovación es la digitalización y la automatización de los procesos. Estos son 3 términos muy importantes y de los cuales abundaremos es este artículo.
Los procesos son claves en la transformación digital
Los procesos son las secuencias de acciones que permiten a las empresas operar de forma óptima y eficazmente, y su finalidad es mejorar el desempeño de las compañías. Estos tienen varios fines, entre ellos:
- Acortar tiempo y reducir costos
- Mejorar la calidad del servicio
- Elimina actividades que no agreguen valor
- Incrementar la productividad
- Facilitar la toma de decisiones
Los procesos son vitales en cualquier organización y, cuando están optimizados, le agregan valor a la empresa. Algunos ejemplos de procesos de una empresa son:
- Servicio al cliente
- Ventas y postventas
- Facturación y cobro
- Entrega de productos y/o servicios
- Gestión de inventario
- Manejo de personal
Ahora bien, ¿cómo la digitalización y automatización de los procesos puede optimizar un negocio?
La importancia de digitalizar y automatizar los procesos de tu negocio
Tanto la digitalización como la automatización de los procesos optimizan las operaciones de los negocios, ya que, para superar las expectativas de los clientes, las empresas deben ser ágiles, receptivas y eficientes. Pero… ¿cómo las empresas logran esto digitalizando y automatizando sus procesos? Pues, primero debemos conocer de qué se trata cada concepto. La digitalización y la automatización son conceptos que suelen confundirse con facilidad, pero la realidad es que son diferentes: un proceso puede estar digitalizado, pero eso no implica que esté automatizado.
La digitalización es el proceso de conversión de datos analógicos a formato digital. Tomemos como ejemplo los récords de los pacientes en las oficinas médicas. Antes, estos eran en papel y estaban guardados en archivos gigantescos en orden alfabético o por número de paciente. Si las secretarias cometían un error archivando alguno, este se podía perder para siempre. Con la digitalización, cada vez son más las oficinas médicas que tienen récords electrónicos, lo que ha optimizado el proceso de guardar la información médica de sus pacientes y no perderla. En palabras sencillas, digitalización es pasar del papel a lo digital.
La digitalización es el primer paso hacia la automatización. Esto se debe a que los datos tienen que estar digeridos y disponibles para cualquier tecnología o software de automatización antes de poder automatizarlos. La automatización es el uso de una serie de reglas escritas por expertos para realizar tareas sin ninguna intervención humana, con el fin de eliminar pasos manuales e innecesarios y diseñar un flujo de trabajo ordenado en el que la información fluya de manera correcta. En palabras sencillas, automatización es emplear tecnologías y softwares para que puedan realizar tareas de forma constante y programada.
Un ejemplo sencillo de automatización son los emails de cumpleaños. Obviamente, no podemos recordar el cumpleaños de todos nuestros clientes, mucho menos felicitarlos. No obstante, combinando la tecnología o software necesarios junto a una regla particular, con la automatización podemos no tan solo felicitar a nuestros clientes en el día de su cumpleaños, sino también enviarles un descuento como regalo.
En fin, con la digitalización y automatización de procesos, los datos se pueden analizar mucho mejor, lo que lleva a tomar mejores decisiones. Asimismo, se optimizan los costos, se ahorra tiempo y se mejora la productividad, receptividad y el desempeño de una empresa.
Es importante que las empresas, en especial las PYMES, se reinventen y comiencen a trabajar en la digitalización y automatización de sus procesos a fin de mantenerse competitivas en un mercado cada vez más orientado a lo digital. En WAW Digital Agency, te podemos ayudar. ¡Contáctanos! 📞787-641-8500 o 💻 https://wawpr.com/.